L’Ufficio di Stato Civile di un’Ambasciata o di un Consolato è quell’istituzione che si occupa, come un Comune italiano, delle iscrizioni, annotazioni e tenuta dei Registri di Stato Civile. I Registri di Stato Civile sono quattro: cittadinanza, nascita, matrimonio e morte. Per ognuna di queste materie, l’Ufficio ha anche la competenza a rilasciare certificati dei documenti depositati agli atti dell’ufficio che attestino appunto lo “stato civile” di ciascun individuo.
In particolare, gli uffici consolari ricevono gli atti emessi dalle Autorità straniere e li trasmettono ai comuni italiani per la trascrizione.
Il settore di Stato Civile degli uffici consolari, oltre alla gestione dei quatto registri di Stato Civile, assiste i cittadini residenti nella circoscrizione nell’espletamento delle seguenti pratiche:
• Redazione del verbale di pubblicazioni di matrimonio e affissione all’albo consolare;
• Celebrazione del matrimonio consolare, sempre che non vi si oppongano le leggi locali; la celebrazione può essere rifiutata quando le parti non risiedono nella circoscrizione consolare.
• Trasmissione delle istanze per il cambiamento del nome o del cognome, alle prefetture competenti;
• Ricezione e trasmissione delle sentenze di separazione e di divorzio ai Comuni competenti per la trascrizione.
Requisiti necessari per avere diritto a registrare gli atti di Stato Civile e/o a ottenere i relativi certificati negli Uffici di Stato Civile
– Il cittadino italiano che ha fissato la sua residenza all’estero, per potere registrare nascite, matrimoni e/o decessi (e ottenere i relativi certificati), deve prima iscriversi all’Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero (A.I.R.E.). nel Portale FAST-IT
• I cittadini italiani sono tenuti a dichiarare tutte le variazioni di stato civile (producendo i relativi atti o altra documentazione) che si verificano durante la loro permanenza all’estero all’Ufficio consolare competente per il luogo in cui si è verificato l’evento.
• Gli atti di stato civile relativi ad eventi verificatisi all’estero possono essere presentati dagli interessati e da chiunque ne abbia interesse o direttamente al Comune italiano di appartenenza (vedi art. 12, comma 11, DPR 396/2000) o all’Ufficio consolare competente (quello di residenza dell’interessato o quello nella cui circoscrizione gli atti sono stati formati).
• Gli atti rilasciati dai Paesi che hanno aderito alla Convenzione di Viennadell’8 settembre 1976, che prevede il rilascio di un modulo plurilingue, sono esenti da legalizzazione e da traduzione. Tali Paesi sono: Austria, Belgio, Bosnia e Erzegovina, Croazia, Francia, Germania, Italia, Lussemburgo, Macedonia, Montenegro, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Serbia, Slovenia, Spagna, Turchia, Paesi Bassi e Svizzera.
Le informazioni e i documenti da presentare per ciascun servizio sono di seguito dettagliati:
- Nascita
- Matrimonio
- Riconoscimento di sentenze straniere (divorzio, adozione, cambiamento di nome o cognome o altro)
- Morte